Quem nunca se perguntou: Vou abrir uma empresa mas como vou custear e alugar um espaço para que ela funcione da melhor forma possível? A preocupação com o espaço físico de um local é um pesadelo para a maioria dos empreendedores, especialmente aqueles que estão em início de carreira, onde o dinheiro é curto e as prioridades precisam ser tomadas. 

Nesse contexto, surge o escritório virtual, uma tendência que vem tomando conta das empresas, principalmente agora que o Home Office tem feito muito sucesso e se mostrando uma forma de atuação bastante inteligente, segura, mais barata e até mesmo mais produtiva, dependendo da sua implementação. 

No texto de hoje, vamos te explicar o que é um escritório virtual, como ele funciona na prática e fazer um paralelo com a contabilidade. Afinal, será que muda alguma coisa para os fiscos se você não tiver uma sede fixa? Veja abaixo!

Prefere assistir? Confira o vídeo que o Wendell gravou sobre o assunto:

O que é um Escritório Virtual?

O nome já diz muita coisa: o Escritório Virtual é um escritório comum, porém, onde os funcionários e patrões exercem suas atividades em home office ou mesmo em locais que eles definirem como mais adequado. 

Basicamente, o trabalho é todo feito remotamente, com exceção de momentos de reunião e, claro, a parte de recepção dos seus clientes. Veja, normalmente, o escritório virtual é oferecido por uma empresa terceirizada, que irá ficar responsável por atender telefonemas, manter um endereço atualizado da sua empresa para que seus clientes possam enviar documentos e até mesmo reservar espaços físicos esporádicos para demandas que forem necessárias. 

Mas entenda que esse serviço é diferente do home office comum que alguns empresários iniciantes apostam. No escritório virtual, você tem um endereço com credibilidade para oferecer aos seus clientes e que não seja a sua casa. Além disso, o valor pago mensalmente conta também com serviços de recepção e secretária para atender telefonemas e receber os clientes. 

Como funciona o escritório virtual?

É bastante simples entender o conceito de um escritório virtual. Mas vamos te dar um passo-a-passo básico que vai te ajudar a entender o processo e saber se sua empresa tem ou não a possibilidade de se adaptar a esse tipo de negócio mais enxuto e moderno. Vamos lá!

1- Em um primeiro momento, você irá contratar uma empresa que trabalha com escritórios virtuais. No geral, essas empresas são aquelas que disponibilizam espaços de Coworking, onde diversas pessoas trabalham em um mesmo ambiente, alugando salas ou apenas mesas. 

2- Essa empresa irá oferecer diversos serviços, dependendo do pacote escolhido. Entre eles, o endereço físico será o diferencial para que você entregue aos seus clientes quando for marcar uma reunião ou precisar receber documentações. 

3- Nesse mesmo espaço, quando for necessário e de acordo com o seu plano, você poderá separar salas de reunião, receber os clientes e até mesmo trabalhar alguns dias da semana presencialmente. Isso é ótimo para quem precisa de uma boa internet com conexão excelente para baixar arquivos ou realizar reuniões virtuais. 

4- Quando você não estiver no espaço, haverá uma pessoa treinada para receber as ligações dos seus clientes, se o seu plano incluir esse serviço. Ela irá anotar seus recados e ainda cuidar da parte de documentação, como o alvará de funcionamento naquele endereço. Ou seja, você tem um serviço de excelência, endereço fixo e paga bem menos por isso. Afinal, um aluguel e a contratação de funcionários pode custar muito para quem está começando.

E a parte contábil, como fica?

Se você não vai precisar se preocupar com as questões legais do endereço físico, ainda precisará se preocupar com a parte contábil do seu negócio em si. Nesse caso, o ideal é procurar um contador especializado e pedir para que ele mantenha toda a documentação em dia, em uma espécie de plano mensal. Assim, você não tem mais essa preocupação e pode se focar exclusivamente a atender seus clientes e suas demandas, como a prestação de serviço. 

Em relação ao espaço físico, não será preciso se preocupar com o Alvará, porque esse será um trabalho exclusivo do escritório virtual. Ou seja, você somente deverá se preocupar com o pagamento dos tributos e dos funcionários, caso os tenha. Isso ajuda muito a diminuir multas e a economizar. 

Para quem o escritório virtual é indicado?

Toda empresa que pode trabalhar com seus funcionários em home office é capaz de aproveitar os benefícios do escritório virtual. Além de mais econômico, os funcionários têm mais qualidade de vida, porque não precisam pegar transporte público e conseguem mais tempo livre com a família. Alguns exemplos de empresas que funcionam bem nesse estilo de trabalho:

• Agências de publicidade, onde os funcionários atuam apenas com trabalhos no computador, com pouco contato presencial com o cliente. 
• Prestadores de serviços mais solitários, como jornalistas independentes e designers gráficos. 
• Empresas que precisam do espaço físico apenas para reuniões esporádicas, mas que conseguem manter um time online atendendo bem o cliente dessa forma. 
• MEI ou profissionais liberais que não possuem funcionários e conseguem manter um atendimento mais online, sem a necessidade do presencial diário. 
• Advogados que precisam manter um endereço comercial de credibilidade, mas que não precisam encontrar com o cliente com tanta frequência. Para eles, o escritório virtual é excelente porque permite reuniões em locais seguros!
• Toda empresa que não atua com comércio direto e apenas com prestação de serviço demandando reuniões esporádicas. 

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